EKÜLi jurist Margus Saulep jagab Elamu lugejatega olulist
teavet üldkoosoleku protokolli kohta: missugune on korrektne
protokolli koostamine, millised peavad olema protokolli lisad ning
missugused on protokolliga seonduvad liikme õigused. Siinkohal on avaldatud valik autori tähtsamatest tähelepanekutest ja soovitustest.
Tähelepanekud ja soovitused
# Protokoll on dokument, mis koostatakse üldkoosoleku käigu ja vastu
võetud otsuste fikseerimiseks;
# Protokollis tuuakse välja koosoleku päevakord, mis vastab üldkoosoleku kokkukutsumise teates märgitud päevakorrale;
# Vastavalt seadusele kantakse protokolli muud üldkoosolekul tähtsust omavad asjaolud. Kuivõrd seadus ei täpsusta, millised on muud üldkoosolekul tähtsust omavad asjaolud,
jääb igal üksikjuhtumil protokollija enda otsustada, mida ta kajastamisväärseks asjaoluks peab;
# Protokolli tuleb kanda üksnes vastu võetud otsused. Seega juhul, kui mõne päevakorrapunkti juures otsust vastu ei võeta, puudub vajadus «olematut otsust» protokolli kanda;
# Vastu võetud otsused tuleb formuleerida selgelt ja arusaadavalt. Siin näide problemaatiliselt sõnastatud otsusest: “KÜ üldkoosolekul otsustati avaldada umbusaldust juhatuse liikmetele”. Pärast koosolekut esitati registripidajale avaldus juhatuse liikmete registrist kustutamiseks, avaldusele lisati üldkoosoleku protokoll. Vastuseks teatati maakohtu registriosakonnast, et registripidaja ei saa teha kannet juhatuse liikmete kustutamiseks, kuivõrd juhatuse liikmeid ei ole üldkoosolekul tagasi kutsutud, neile on avaldatud ainult umbusaldust. Registriametnik nentis, et umbusalduse avaldamine ei tähenda juhatuse liikmete tagasikutsumist; # Hääletustulemused märgitakse numbriliselt (poolthäälte arv, vastuhäälte arv);
# Vastu võetud otsuse kohta esitatud eriarvamus tuleb protokolli kanda vaid juhul, kui eriarvamuse esitaja seda nõuab. Eriarvamused esitatakse koosoleku kestel;
# Koosoleku juhataja ja protokollija allkirjastavad protokolli kõik leheküljed. Lubatav on protokolli esialgne käsikirjaline vormistamine ning selle hilisem masinakirjas ümbervormistamine.
Protokolli lisad
Protokolli lisadeks on üldkoosolekust osavõtnute nimekiri (koos osalejate allkirjadega), üldkoosolekule esitatud kirjalikud ettepanekud, avaldused, esindajate volikirjad või nende ärakirjad jt. dokumendid.
Näiteks kui päevakorrapunkti raames viidatakse mõnele dokumendile ja
see omab puutumust koosoleku otsusega, lisatakse vastav dokument ka protokollile. Seega võib protokolli lisaks olla koosolekul kinnitatud põhikiri, ühistu kodukord, majandusaasta tegevuskava, majandusaasta aruanne jne.
Liikmel on õigus saada protokolli ärakiri
Vastavalt mittetulundusühingute seaduse § 21 lõikele 7 peab pärast 14 päeva möödumist üldkoosoleku lõppemisest olema protokoll liikmetele kättesaadav. Liikmel on õigus saada üldkoosoleku protokoll või selle osa ärakiri. Protokolli kättesaadavaks tegemine ei tähenda seda, et pärast 14 päeva möödumist koosoleku lõppemisest on KÜ juhatus kohustatud edastama igale KÜ liikmele üldkoosoleku protokolli omal algatusel. Vastav kohustus tekib
siis, kui liige protokolli ärakirja soovib.
Korduvalt on huvi tuntud selle vastu, kas ärakirja saamise õigus laieneb ka koosoleku protokolli lisadele.
Liikme õigused ei ole kitsalt seotud protokolli sisulise osaga. Ärakirja saamise õigus hõlmab ka põhidokumendi lisasid.
************************